EC事業を運営していて、こんな経験はありませんか？
「システム上では在庫があるのに、実際に倉庫を確認すると商品がない」
「棚卸をしたら、システムの数字と実際の在庫数が大きく違った」
「欠品による販売機会の損失が頻発している」
これらは全て、システム在庫と実在庫の不一致が原因です。多くのEC事業者が抱える深刻な課題でありながら、根本的な解決に至らずに悩み続けているのが現状です。
本記事では、なぜシステム在庫と実在庫にズレが生じるのか、その原因を明確にし、物流代行による根本的な解決策をご紹介します。
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なぜシステム在庫と実在庫が合わないのか？5つの主要原因
入出庫作業の記録漏れ・タイミングのズレ
システム在庫と実在庫の不一致で最も多い原因が、商品の動きに対する記録の不備です。
EC事業者の多くは、商品を出荷した際にシステムへの反映を忘れてしまったり、返品処理は行ったものの在庫戻しの処理を忘れてしまったりするケースが頻発しています。
特に複数のスタッフが同時に作業を行っている環境では、同じ商品に対して二重に処理を行ってしまう事例も見受けられます。
また、リアルタイムでの更新ではなく、一日の終わりにまとめて処理を行うシステムを採用している場合、実際の商品移動とシステム反映の間にタイムラグが生じることも大きな問題となります。このタイムラグの間に別のスタッフが在庫確認を行うと、既に出荷済みの商品を「在庫あり」と判断してしまい、後に欠品が発覚するという事態を招きます。
商品の破損・紛失・盗難による物理的減少
倉庫内で発生する物理的な在庫減少も、システム在庫と実在庫の乖離を生む大きな要因の一つです。梱包作業中に商品が破損してしまった場合、その商品は販売できなくなりますが、システム上では依然として「販売可能在庫」として計上されてしまいます。これは特に壊れやすい商品や精密機器を扱っているEC事業者にとって深刻な問題となります。
さらに保管中の劣化や変質も見逃せません。食品や化粧品、衣類などは保管環境によって品質が劣化し、販売不可能になる場合があります。しかし、こうした商品の状態変化を定期的にチェックし、システムに反映している事業者は少ないのが現状です。商品の所在不明や、残念ながら内部・外部からの盗難といった事例も、システム在庫との差異を生む原因として挙げられます。
棚卸作業の不備による差異の蓄積
定期的な棚卸ができていない、または棚卸の精度が低いケースも深刻な問題を引き起こします。多くの中小規模EC事業者では、棚卸を年に1回程度しか実施していないため、日々蓄積される小さな差異が大きな問題となって表面化します。また、棚卸を実施していても、カウント作業でのミスや、棚卸差異が発生した際の原因追及が不十分であることも珍しくありません。
棚卸差異を発見しても、その原因を深く追求せずに単純に数字を合わせるだけの対応では、同じ問題が繰り返し発生してしまいます。差異調整の処理においても、間違った方向で調整を行ってしまうケースがあり、これが更なる混乱を招く結果となっています。正確な棚卸を行うためには、相応の時間と人的リソースが必要ですが、多くの事業者にとってこれは大きな負担となっています。
複数販売チャネルでの在庫連動不備
複数のECモールや自社サイトで商品を販売している事業者が増える中、各チャネル間での在庫連動の問題も深刻化しています。楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピング、自社ECサイトなど、複数のプラットフォームで同じ商品を販売する場合、一つのチャネルで商品が売れた際に、他のチャネルの在庫も同時に減らす必要があります。しかし、各チャネルの在庫更新タイミングにズレがあると、同じ商品を重複して販売してしまい、後に欠品が発覚するという事態が発生します。
在庫連動システムを導入していても、システムの不具合や通信エラーにより、正確な連動が行われないケースもあります。手動で各チャネルの在庫を更新している場合は、人的ミスの発生確率がさらに高くなります。予約販売と通常販売を混同してしまったり、セール期間中の急激な注文増加に在庫更新が追いつかなかったりする問題も頻繁に発生しています。
商品コード管理の不備による識別問題
商品識別の仕組みが整っていないことで発生する問題も見逃せません。特に創業間もないEC事業者や、商品数が少ない状態から事業をスタートした場合、商品コードの設定を後回しにしてしまうケースが多く見受けられます。商品コードが設定されていない状態では、商品名だけで管理することになり、類似商品との取り違えが頻繁に発生します。
同じブランドの商品でサイズやカラーバリエーションが豊富な場合、目視での識別に頼ると間違いが起こりやすくなります。例えば、同じデザインのTシャツでもSサイズとMサイズを取り違えたり、ネイビーとブラックを間違えたりする事例は日常的に発生しています。バーコード管理が未整備の倉庫では、このような人的ミスを完全に防ぐことは非常に困難です。
システム在庫と実在庫の不一致が事業に与える深刻な影響
機会損失の拡大とビジネスチャンスの逸失
システム在庫と実在庫の不一致が事業に与える最も直接的な影響は、機会損失の拡大です。実際には商品の在庫があるにも関わらず、システム上で欠品表示になってしまうと、本来であれば獲得できたはずの売上を逃してしまいます。特に人気商品や季節性の高い商品、限定商品などにおいては、この機会損失の影響は計り知れません。顧客は欲しい商品が「在庫切れ」と表示されれば、競合他社の商品を購入してしまう可能性が高く、一度失った顧客を再び獲得することは困難です。
また、逆のパターンも同様に深刻です。システム上では在庫があると表示されているため顧客が注文を完了したにも関わらず、実際には在庫がないため商品を発送できない状況は、顧客に大きな失望を与えます。この場合、単純に売上を失うだけでなく、顧客からの信頼も同時に失うことになり、長期的なブランド価値の毀損につながります。
顧客満足度の低下と信頼関係の破綻
EC事業において顧客満足度は事業継続の生命線ともいえる重要な要素ですが、在庫管理の不備は顧客満足度を著しく低下させます。
注文した商品が「在庫切れのため発送できません」という連絡を受けた顧客の失望感は想像以上に大きく、そのネガティブな体験は口コミサイトやSNSを通じて拡散される可能性があります。
現代では一人の不満足な顧客の声が、潜在的な数百人、数千人の顧客に影響を与える可能性があります。一度失った顧客からの信頼を回復するためには、相当な時間と労力、そしてコストが必要になります。
新規顧客を獲得するコストは既存顧客を維持するコストの5倍から10倍かかるといわれており、在庫管理の不備による顧客離れは事業収益に大きな打撃を与えます。特にリピーターが重要なEC事業においては、この影響は事業の存続に関わる深刻な問題となります。
過剰在庫・デッドストックの発生と資金繰りの悪化
正確な在庫数が把握できない状況では、適切な発注判断を行うことが困難になります。実際の在庫数よりもシステム上の在庫数が少なく表示されている場合、本来は不要な追加発注を行ってしまい、過剰在庫を抱えることになります。過剰在庫は単に保管コストを増大させるだけでなく、資金を寝かせることになり、キャッシュフローに大きな影響を与えます。
特に季節商品やトレンド商品の場合、販売タイミングを逃すとデッドストックとなってしまい、最終的には大幅な値引き販売や廃棄処分を余儀なくされます。これにより利益率が大幅に悪化し、事業の持続可能性に深刻な影響を与えることになります。
業務効率の低下と人的リソースの浪費
在庫管理が不正確な状況では、本来であれば不要な業務に多くの時間とコストを費やすことになります。在庫確認のための倉庫での現物チェック、欠品が発生した際の緊急対応、顧客からのクレーム処理など、これらすべての業務は適切な在庫管理が行われていれば発生しない無駄な作業です。特に規模の小さなEC事業者では、限られた人的リソースをこれらの問題対応に費やすことで、商品開発やマーケティングといった事業成長に直結する重要な業務に十分な時間を割けなくなってしまいます。
また、在庫の不整合が頻繁に発生する環境では、スタッフの士気も低下しがちです。毎日のように発生する在庫問題への対応に追われ、建設的な業務に集中できない状況は、優秀な人材の流出を招く可能性もあります。結果として採用コストや教育コストの増大にもつながり、事業運営における総コストを押し上げる要因となります。
物流代行による根本的な解決策
物流代行に求めることで一番のメリットになるのが在庫管理からの解放です。しかし、すべての物流代行業者が在庫管理を正確にしてくれるわけではないことは理解しておく必要があります。適切なパートナーを選ぶことで、これまで述べてきた在庫管理の問題を根本的に解決することが可能になります。
なぜ物流代行で在庫管理の問題が解決するのか
システム在庫と実在庫数を一致させるためには、倉庫で起きている商品の動きをすべてトレースできる状態にする必要があります。具体的には「いつ・どこで・誰が・何をした」を完全に把握できる環境の構築が不可欠です。この完全なトレーサビリティを実現するためには、高度な倉庫管理システムの導入、厳格なオペレーションルールの制定、スタッフの継続的な教育、そして日々の運用における品質管理体制の構築が必要になります。
しかし、このトレースできる環境とノウハウを構築するには、相当な環境投資と物流に対しての深い理解が必要になります。中小規模のEC事業者にとって、これらの投資を行い、専門知識を習得し、継続的に改善を行っていくことは現実的ではありません。その貴重な時間とコストをコア業務である商品開発や販売促進、顧客サービスの向上に集中させるためにも、物流代行を選択肢にすることを強くおすすめします。
優秀な物流代行業者が持つべき条件と能力
優秀な物流代行業者を選ぶためには、いくつかの重要な条件を満たしているかどうかを確認する必要があります。
まず最も重要なのが、高精度な倉庫管理システム（WMS）の導入状況です。リアルタイムでの在庫更新機能はもちろんのこと、バーコードやQRコードによる確実な商品識別機能、すべての作業者と作業時間を記録する機能、そして異常値を自動検出してアラートを発する機能などが備わっている必要があります。
これらの機能が総合的に働くことで、人的ミスを最小限に抑え、高精度な在庫管理を実現することが可能になります。
次に重要なのが徹底したロケーション管理です。商品ごとの保管場所を明確に定め、すべての移動履歴を完全に記録し、定期的にロケーションの見直しを行い、効率的なピッキングルートを最適化している業者を選ぶべきです。
また、定期的かつ精密な棚卸を実施していることも重要な条件の一つです。循環棚卸により常に精度を維持し、差異が発生した場合には原因を徹底的に追及し、改善策を継続的に実行している物流業者であれば安心して任せることができます。
最も重要なのは、完全なトレーサビリティの確立です。
すべての在庫移動について、
- いつ（正確な日時記録）
- どこで（具体的な場所・ロケーション）
- 誰が（作業担当者の識別）
- 何をした（作業内容の詳細記録）
という4つの要素を完璧に記録している物流業者を選ぶことをおすすめします。
この完全なトレーサビリティがあることで、万が一問題が発生した場合でも、迅速に原因を特定し、適切な対策を講じることが可能になります。
物流代行業者選択時の重要チェックポイント
物流代行業者を選択する際には、いくつかの重要なポイントを慎重にチェックする必要があります。
システムの透明性
まず確認すべきはシステムの透明性です。在庫状況をリアルタイムで確認できるWebシステムが提供されているか、すべての作業履歴を詳細に確認できる仕組みがあるか、そして既存のECカートシステムとのAPI連携やCSV形式でのデータ出力に対応しているかといった点を確認しましょう。これらの機能があることで、日常的な在庫管理業務を効率化し、必要な時に必要な情報を迅速に取得することが可能になります。
品質管理体制
品質管理体制についても詳しく確認する必要があります。出荷精度の実績については、98%以上を維持している業者を選ぶことをおすすめします。それ以下の精度では、在庫管理の問題が完全には解決されない可能性があります。また、品質改善への継続的な取り組み姿勢や、トラブルが発生した際の迅速で適切な対応体制が整っているかどうかも重要な判断材料となります。
柔軟性と対応力
柔軟性と対応力についても慎重に評価すべきです。小ロットからでも対応可能かどうか、特殊な形状や保管条件が必要な商品にも対応できるか、繁忙期やセール期間中の急激な出荷増加にも適切に対応できるかといった点を確認しましょう。事業の成長に合わせて柔軟にサービスを拡張できる業者を選ぶことで、長期的なパートナーシップを構築することが可能になります。
コミュニケーション体制
コミュニケーション体制も見逃せない重要な要素です。担当者との連絡が取りやすく、問題が発生した際には迅速に報告してくれる体制があること、そして単に作業を請け負うだけでなく、業務改善に向けた積極的な提案を行ってくれる業者を選ぶことが重要です。物流は事業の根幹に関わる重要な部分であり、パートナーとしての関係性を築けるかどうかが成功の鍵となります。
ロジグロが実現する完璧な在庫管理
出荷精度99.98%を支える高度なシステム
ロジグロでは、20年間にわたって蓄積された豊富な物流ノウハウと最新の倉庫管理システム（WMS）を組み合わせることで、業界最高水準の出荷精度99.98%を実現しています。この驚異的な精度は、完璧なトレーサビリティシステムと徹底した品質管理体制によって支えられています。すべての商品に対して商品コードを設定し、バーコード管理を徹底することで、人的ミスを限りなくゼロに近づけています。
また、作業の各工程において複数のチェックポイントを設けることで、万が一のミスも早期に発見し、修正できる仕組みを構築しています。ピッキング作業では、商品コードの照合に加えて商品の外観確認も行い、梱包作業では再度商品内容を確認するなど、多層的な品質管理を行っています。これらすべての工程がシステムに記録されるため、後から作業内容を追跡することも可能です。
リアルタイム在庫管理の実現
ロジグロの在庫管理システムは、24時間365日のリアルタイム更新を実現しています。商品の入荷から出荷まで、すべての在庫移動が発生と同時にシステムに反映されるため、常に最新かつ正確な在庫情報を把握することができます。このリアルタイム性により、在庫切れによる販売機会の損失や、過剰在庫による資金圧迫といった問題を根本的に解決することが可能になります。
システムはクラウドベースで構築されているため、全国どこからでもインターネット環境があれば正確な在庫状況を確認することができます。外出先からでも、休日でも、必要な時にいつでも在庫状況をチェックできる利便性は、EC事業者にとって大きなメリットとなります。
各種ECカートシステムとの自動連携機能により、複数のチャネルで販売している場合でも、在庫の二重販売を防ぐことができます。
徹底したロケーション管理による完璧なトレーサビリティ
ロジグロでは、倉庫内のすべての保管場所を詳細に管理し、各商品の保管位置を正確に把握しています。商品が倉庫に入荷した瞬間から出荷されるまで、「いつ・どこで・誰が・何をした」という4つの要素を完璧に記録することで、完全なトレーサビリティを実現しています。これにより、在庫差異が発生した場合でも、迅速に原因を特定し、適切な対策を講じることができます。
ロケーション管理は、WMS内での引き当て順序や倉庫のレイアウトに即した体系的な管理を行っています。倉庫に適切なロケーションコードを設定し、システム上での正確な在庫引き当てを実現することで、ピッキング作業の効率化と精度向上を図っています。商品の保管場所については、商品の特性（サイズ、重量、取り扱い注意事項など）に応じて最適な保管環境を選定し、品質の維持と作業の安全性を確保しています。
このように、ロケーション管理と保管場所選定を適切に区別して運用することで、システム上の在庫管理と物理的な商品管理の両方を最適化し、結果として出荷精度の向上と作業効率の改善を同時に実現しています。
スケーラブルな対応力
ロジグロの大きな特徴の一つは、事業規模に関係なく同等の高品質サービスを提供していることです。1SKU・1個からの小規模な依頼から、数千SKU・数万件の大規模な出荷まで、それぞれの事業者の規模とニーズに合わせたきめ細かな対応を行っています。従量課金制を採用しているため、小規模事業者でも高品質な物流サービスを無駄なコストを抑えながら利用することが可能です。
繁忙期やセール期間中の急激な注文増加にも柔軟に対応できる体制を整えています。通常時の数倍の出荷量にも対応できる拡張性を持ち、品質を落とすことなく迅速な出荷を実現します。また、新商品の追加や既存商品の仕様変更にも迅速に対応し、事業の成長や変化に合わせて柔軟にサービス内容を調整することができます。
まとめ：在庫管理の不安から解放され、本業に集中を
システム在庫と実在庫の不一致は、EC事業の成長を大きく阻害する深刻な問題です。しかし、適切な物流代行パートナーを選ぶことで、この問題は根本的に解決することができます。重要なのは、単純に物流業務を外注するという発想ではなく、完璧なトレーサビリティを持ち、高度な在庫管理能力を有する物流パートナーを選ぶということです。
在庫管理のための環境投資と物流への理解を深める時間を、商品開発やマーケティング、顧客サービスの向上といったコア業務に集中させることで、EC事業をより大きく成長させることができるでしょう。限られた経営資源を最も効果的な分野に投入することで、競合他社との差別化を図り、持続可能な事業成長を実現することが可能になります。
在庫管理に不安を抱えているEC事業者の方は、ぜひ一度、物流代行の導入を真剣に検討してみてください。それが事業成長への大きな第一歩となり、将来的な成功への確実な道筋を築くことになるはずです。
在庫管理でお悩みのEC事業者様は、お気軽にご相談ください。経験豊富な物流のプロフェッショナルが、御社の課題解決に向けて最適なご提案をいたします。
この記事の著者
エスグロー編集部
エスグローのブログ記事を制作している編集部です。15年以上のEC物流をサポートしてきた実績と豊富な知識をもとに、EC通販事業者様に役立つ情報をお届けしていきます。
